O Supremo Tribunal Federal (STF) vai doar para reciclagem documentos de registros dos anos de 1981 a 2002 que não servem mais, visando à racionalização do trabalho, economia de recursos e preservação do meio ambiente. A cerimônia da Primeira Eliminação de Documentos do STF será realizada no Salão Branco do STF, às 18 horas, com a presença do ministro Gilmar Mendes, presidente da Corte.

Ao todo serão descartadas 282 caixas de documentos, o que corresponde a cerca de duas toneladas de papel. Essa quantidade equivale à preservação de 12 árvores de 10 anos de idade. Estima-se que esses arquivos ocupem atualmente uma área de 60 metros quadrados, resultando em despesa para o Tribunal. Com a eliminação, somente o essencial será mantido, proporcionando economia substancial de recursos e melhor tratamento aos documentos históricos e permanentes do STF.

Entre os documentos eliminados estão Formulários de Controle e Saída de Veículos, Formulários de Controle de Entrada e Saída de Visitantes, Guias de Deslocamentos de Processos Administrativos e Judiciários e Telegramas de Comunicação de Decisões em Processos. A lista foi publicada no Diário Oficial da União do dia 30 de março de 2009 e os interessados puderam solicitar documentos. Para que as informações sejam preservadas, os documentos que contenham conteúdos sigilosos serão fragmentados.

Conforme a Seção de Arquivo do STF, unidade responsável pelo acompanhamento, orientação e controle da eliminação de documentos, o acúmulo desordenado de papéis é um dos fatores que contribuem para a lentidão dos processos de trabalho. Assim, a retirada de papéis inservíveis possibilitará também maior agilidade à administração.

Legitimidade e efetivação

Apesar de parecer simples, este procedimento precisa estar respaldado de forma a garantir a sua legitimidade. Foi necessária a elaboração de uma Tabela de Temporalidade, contendo prazos definidos de acordo com os valores legais, fiscais, administrativos, probatórios ou informativos de cada documento.

Também foi preciso instituir uma Comissão de Avaliação de Documentos, constituída por equipe multidisciplinar, a fim de referendar os prazos dos documentos da Tabela de Temporalidade de Documentos. Para garantir eficácia à eliminação, foi feito o registro e colhida a autorização formal de seu procedimento, seguida da publicação do Edital de Ciência de Eliminação, no Diário Oficial da União, que tornou o ato público.

EC,JA/EH