Como parte do projeto de informatização do Supremo Tribunal Federal (STF), a partir do próximo dia 11 a Coordenadoria de Desenvolvimento de Sistemas do STF inicia o processo de implantação de um novo sistema de controle de processos e fluxo de trabalho nos gabinetes dos ministros. É o E-GAB, que começa a ser instalado no gabinete do ministro Gilmar Mendes, onde será experimentado e testado por uma semana, com acompanhamento da equipe de suporte à informática do STF.

O E-GAB foi desenvolvido pela equipe da Seção de Sistemas de Gabinetes e Julgamentos a partir de demandas e necessidades próprias do cotidiano dos gabinetes do Supremo. Para o Coordenador de Sistemas do STF, Gustavo Sanches, essa é uma das provas da qualidade e funcionalidade do sistema: o E-GAB surgiu e foi desenvolvido em uma parceria da coordenadoria com os próprios usuários, servidores dos gabinetes da casa.

Projeto sob medida

A idéia inicial do E-GAB era atender as necessidades dos gabinetes com relação à implantação do RE Eletrônico. Para tentar solucionar essa demanda, a equipe da Seção de Sistemas de Gabinetes e Julgamentos passou a visitar todos os gabinetes e acabou constatando uma necessidade muito grande por controle de processos e controle interno de fluxos de trabalho.

Daí veio a idéia de se desenvolver um sistema próprio, sob medida, que atendesse às diversas peculiaridades de um gabinete de ministro do Supremo. Para Leonardo Inácio Costa,  chefe da Seção de Sistemas de Gabinetes e Julgamentos, o E-GAB é um sistema que tem como objetivo “controlar o ciclo de vida dos processos dentro do gabinete”. O E-GAB vai substituir três softwares que são usados atualmente, num ambiente único, mais amigável e intuitivo. O sistema vai ‘rodar’ a partir de um servidor, não necessitando de instalações nos computadores, o que evita vários problemas que poderiam surgir por instalações e problemas nas máquinas dos usuários.

O E-GAB rodará como uma página de web, mas um sistema de segurança permitirá acesso restrito aos usuários cadastrados, cada um com seus perfis e níveis de responsabilidade e possibilidades de acesso e interação com o E-GAB.

A interface foi aprovada pelos futuros usuários. Segundo Leonardo  Inácio Costa, vários gabinetes que participaram ativamente do desenvolvimento do sistema – que durou cerca de três meses -, oferecendo sugestões, críticas e necessidades peculiares, têm demonstrado interesse em implantar logo o E-GAB em seus ambientes de trabalho.

Para Gustavo Sanches, a iniciativa do E-GAB se insere no projeto de informatização, e pretende contribuir para trazer maior celeridade à tramitação dos processos no Supremo Tribunal Federal, otimizando o fluxo de trabalho nos gabinetes dos ministros.

Funcionalidades

Uma das principais funcionalidades do sistema é a ‘distribuição’ interna das competências e responsabilidades de cada servidor, assessor ou analista, pelos processos em tramitação no gabinete.

A distribuição interna (delegação de tarefas) dos processos poderá ser feita de  três formas: manual, quando o responsável pela distribuição escolhe o  funcionário  que vai ficar responsável pelo processo; automática com compensação, que vai levar em conta os assessores que podem ficar responsáveis por aquele processo, e os números de processos que cada um já está cuidando, para não haver um desnível entre os profissionais envolvidos; e, por fim, a distribuição automática sem compensação, que é um sorteio aleatório entre os assessores, independente da carga de trabalho de cada profissional. As diferentes formas de distribuição se adequam às diferentes formas de trabalhar de cada ambiente de trabalho.

Controle de Processos Físicos

Outra funcionalidade é que os processos físicos, em papel, que ficam armazenados no gabinete, poderão ser indexados. Assim, dependendo da organização interna de cada gabinete, o sistema ajuda a localizar fisicamente cada processo. Como existem gabinetes pelos quais tramitam milhares de processos ao mesmo tempo, essa funcionalidade tende a facilitar a operacionalidade e manuseio dos processos.

Fase

A terceira funcionalidade ressaltada por Leonardo é a Fase. Ele explica que os processos, dentro de um gabinete, vão tendo andamentos e passando por diversas fases. A ação pode estar em revisão, revisada, pode estar aguardando assinatura do ministro, pode estar sobrestada, ou aguardando um determinado julgamento.

Alerta

Como em cada gabinete tramitam milhares de processos  ao mesmo tempo, o sistema dispõe de uma funcionalidade chamada Alerta. O usuário pode solicitar ao sistema que o avise quando acontecer determinado andamento a um processo, ou quando for concluída alguma fase.

Implantação

O E-GAB começa a ser implantando pelo gabinete do ministro Gilmar Mendes, no próximo dia 11, segunda-feira. Após uma fase experimental – uma semana, quando a equipe da Coordenadoria pretende acompanhar de perto o uso cotidiano, o E-GAB vai chegar aos demais gabinetes, sendo instalado individualmente, de forma cadenciada, com acompanhamento. A equipe de suporte à informática do STF já foi treinada e está apta a oferecer auxílio aos usuários na utilização do sistema.

MB/LF